Professionnel : Pertes d’exploitation

En cas de sinistre, la perte d'exploitation sauve votre chiffre d'affaires

Avez-vous déjà une assurance vie pour votre entreprise ?

L’assurance qui couvre les pertes d’exploitation est réellement l’assurance vie d’une entreprise. Une PME qui emploie trois ouvriers et qui réalise un chiffre d’affaires de 500.000 euros, par exemple, paiera une prime de tout au plus 275 à 300 euros. Il s'agit d'une police moins chère qu’une assurance auto et, pourtant, seulement 30 % des entreprises souscrivent une assurance pertes d’exploitation.

Souscrire une assurance incendie, cela va de soi pour tout le monde. Par contre, de moins en moins d’entrepreneurs pensent à assurer les conséquences économiques, sociales et financières d’un sinistre. Il faut savoir que les deux tiers des entreprises confrontées à un sinistre grave font faillite au cours des trois années qui suivent.

"Pour survivre à un sinistre grave, une entreprise ne peut pas se contenter de l’indemnité de l’assurance incendie couvrant les seuls dommages matériels" explique le réviseur d’entreprises Patrick Eraly. En effet, dans de telles circonstances, une entreprise doit continuer à faire face à toute une série de frais fixes, alors que  son chiffre d'affaires diminue sensiblement, voire disparaît complètement.

« De nombreux chefs d’entreprise pensent que leur société pourra rapidement reprendre le cours normal de ses activités après la reconstruction des bâtiments et la reconstitution des outils de production. Dans la réalité, c'est rarement le cas. Regagner la confiance des clients et restaurer l’image de l’entreprise peuvent nécessiter au moins un an. C’est pourquoi il est primordial que l’entreprise victime d’un sinistre reçoive une indemnité de son assureur, permettant de compenser toutes les conséquences négatives du sinistre subies pendant la période d'indemnisation. »

Un sinistre grave a généralement un impact sur :

• les bénéfices que l’entreprise aurait pu réaliser ;
• la possibilité de respecter les délais de production et de livraison ;
• les obligations financières, commerciales et sociales que l’entreprise doit continuer à remplir.

Protection contre la faillite
L’assurance pertes d’exploitation vise à indemniser l’entreprise de façon à la replacer dans la situation financière qui aurait été la sienne si le sinistre ne s’était pas produit.

L’indemnité comprend :

• les frais fixes et le résultat d’exploitation en fonction de la baisse du chiffre d’affaires ;
• les frais supplémentaires engagés par l'entreprise avec l’accord de l’assureur ou de l’expert en vue de sauver son chiffre d’affaires pendant la période d'indemnisation.

Ces frais supplémentaires peuvent par exemple porter sur la location de locaux provisoires dans l’attente de la reconstruction des bâtiments détruits, sur la location d’une machine dans l’attente de la livraison d’une nouvelle machine… Toutefois, le montant total des frais supplémentaires ne peut être supérieur à l’indemnité qui aurait été payée si ces frais n’avaient pas été engagés.

L’assureur indemnise les charges fixes dans la mesure où celles-ci ne sont plus couvertes par le chiffre d’affaires réalisé. Cette assurance permet donc de maintenir le niveau du résultat d’exploitation de l'entreprise. Le montant à déclarer et la période d’indemnisation sont définis de commun accord. Cette période doit correspondre au temps nécessaire pour que l’entreprise retrouve  la situation dans laquelle elle se trouvait avant le sinistre.

L’importance d’une période d’indemnisation adéquate

Combien de temps faudra-t-il à l’entreprise pour reprendre le cours normal de ses activités après un sinistre ? La capacité de déterminer ce délai avec précision constitue une phase essentielle du processus d’assurance. La période d’indemnisation prend cours le jour du sinistre et ne peut excéder la durée maximale précisée au contrat. Il convient avant tout de veiller à ce que le délai de garantie de l’assurance ne se limite pas à la seule période de reconstitution des outils de production sinistrés. Il est essentiel que cette période court jusqu’au moment où l'entreprise enregistrera des résultats comparables à ceux qu'elle aurait obtenus si le sinistre ne s’était pas produit.

Un cas particulier : les entreprises saisonnières

Pour une entreprise saisonnière, il est dangereux d’opter pour une période d’indemnisation qui concorde exactement avec la courte période durant laquelle est réalisée la majeure partie du chiffre d’affaires. En effet, s’il se produit un sinistre grave juste avant le début de la "haute" saison, celle-ci risque d’être définitivement compromise. Si le sinistre survient pendant la "basse" saison, mise à profit par l’entreprise pour constituer ses stocks en vue de la saison suivante, le chiffre d’affaires de cette nouvelle saison risque, lui aussi, d’être menacé.

Fixation du montant déclaré

Le montant déclaré doit correspondre au total des produits d’exploitation attendus pour la période de 12 mois qui suit le sinistre (ou pour une période égale à la période d’indemnisation si celle-ci est supérieure à 12 mois) dans l’hypothèse où aucun dégât matériel ne l’affecterait pendant cette période, total diminué des frais variables afférents à cette période.

D’un point de vue comptable, il correspond donc au chiffre d’affaires de l’entreprise diminué des frais variables ou, ce qui est équivalent, aux frais fixes augmentés du bénéfice (ou diminués de la perte).
L'identification des frais variables (et donc également des frais fixes) ne peut se faire que par l'intermédiaire d'un examen du compte de résultats détaillé de l'entreprise et pour cela, il est donc préférable de se faire conseiller par le comptable de l’entreprise.
Pour identifier les frais variables, il convient de s'interroger sur l'évolution de ces frais en cas de ralentissement des affaires et ne pas commettre l'erreur de considérer les choses sous l'angle exclusif d'un arrêt complet des activités de l'entreprise. Dans ce cas, de nombreuses charges viennent en effet à disparaître, mais ont pour caractéristique de réapparaître en totalité dès que les affaires reprennent, même très partiellement.
Il conviendra dès lors de s’interroger, pour les postes les plus significatifs, sur la nature exacte des charges qui sont reprises sous les différentes rubriques comptables et ensuite d'essayer de déterminer dans quelle mesure ces charges seront influencées par un ralentissement des activités.

Dans le cadre d’une police d’assurance pertes d’exploitation, les frais de personnel "ouvriers" peuvent être aussi bien fixes que variables. Ils peuvent être variables pour les ouvriers qui peuvent être mis en chômage temporaire durant la période d'arrêt des activités. En revanche, les salaires des ouvriers que l’entreprise veut garder à tout prix – et qui percevront donc leur salaire normal durant la période d'arrêt des activités  – sont à considérer par l’assureur comme des frais fixes.

Détermination du dommage « Pertes d’Exploitation »

• Chiffre d’affaires attendu    100
• Chiffre d’affaires réalisé    40
• Perte de chiffre d‘affaires    60
• Frais variables économisés (50 – 20)    -30
• Frais supplémentaires    +10
• Dommage    40

Le dommage correspond bien à la différence entre la perte subie suite au sinistre (30) et le bénéfice attendu en l’absence de sinistre (10).

L'assurance Pertes d'exploitation : un travail personnalisé en période de crise

« Dans notre pays, les entrepreneurs optent souvent pour une franchise peu élevée et un maximum de garanties. Pour contrôler le coût de la prime, il est préférable d’opter pour une franchise plus élevée et, surtout, de vérifier quels sont les risques à assurer impérativement afin de garantir les chances de survie de l’entreprise », explique Erik De Smedt, directeur Entreprises.

«En raison de la crise, de nombreuses entreprises ont résilié leur police d’assurance ‘pertes d’exploitation après bris de machines’ mais conservé leur police ‘bris de vitres’. C’est un mauvais raisonnement, précise Michel Sedeyn, Property Manager Entreprises. Une assurance n’est pas un contrat d’entretien. Nous sommes également inquiets du peu de demandes que nous recevons par rapport aux extensions "carence fournisseurs" et "carence clients". Il existe en effet de nombreuses entreprises qui dépendent d’un seul fournisseur bien spécifique ou dont le chiffre d’affaires peut être gravement menacé par la disparition d'un client essentiel. Ces risques peuvent également être couverts. Malheureusement, de nombreux chefs d’entreprises ne le savent pas encore et n’osent pas demander des conseils personnalisés. »

De quels éléments faut-il tenir compte en cas de sinistre ?

En ce qui concerne les bâtiments :

• délais de démolition et de reconstruction ;
• délais nécessaires pour l’obtention des permis de bâtir et d’exploitation ;
• éventuelle résiliation du contrat de bail ;
• conséquences d’une servitude ou d’un changement d’alignement ;
• autres modalités administratives.

En ce qui concerne les équipements et installations :

• délais de réparation ;
• délais de remplacement, d’installation et d’essais ;
• délais de transport, problèmes liés à l’importation/l’exportation, problèmes de douane ;
• délai de recomposition des plans, dessins, archives, modèles et supports d’information…

En ce qui concerne les matières premières et les marchandises :

• délais de recomposition des stocks selon leur nature ou l’origine des produits utilisés ;
• difficultés en termes de transport et d’arrivage ;
• difficultés lors du stockage.

En ce qui concerne la perte de parts de marché et de clients :

• délais nécessaires pour retrouver des clients ;
• éventuelles solutions de remplacement (internes ou externes).

Fieldunderwriting

Nous sommes conscients du fait que les risques peuvent varier sensiblement en fonction du secteur. Pour cette raison, vous pouvez toujours demander à ce que la souscription ait lieu sur place. Ce concept est appelé "Fieldunderwriting". Le souscripteur nous acompagne chez vous, où il  pourra estimer les risques, faire des recommandations en termes de prévention, établir une offre et, si le client le souhaite, offrir une couverture sur place. Une assurance efficace ne peut être souscrite qu’en connaissance de cause.

Lorsque les risques ont été préalablement analysés en détail, il sera plus aisé, au moment du sinistre, de prendre en priorité les mesures nécessaires afin de limiter les pertes. Car c’est précisément la spécificité de cette assurance. Chaque euro que l’assureur verse pour endiguer les pertes d’exploitation raccourcit la période de réparation. Cette situation favorable pour toutes les parties rend l’assurance contre les pertes d’exploitation absolument unique.